Vorbemerkung:
Art. 12
DS-GVO verlangt, dass die Informationen für die Mitglieder und andere
betroffene Personen – also andere Personen, deren personenbezogene Daten der
Verein verarbeitet (z.B. Eltern, Übungsleiter, Arbeitnehmer, Teilnehmer an
Wettkämpfen) – in präziser, transparenter, verständlicher und leicht
zugänglicher Form sowie in klarer und einfacher Sprache unentgeltlich
mitgeteilt werden.
Die Übermittlung der Informationen kann schriftlich oder in anderer Form, ggf. auch elektronisch stattfinden, z.B. per E-Mail und/oder auf der Homepage, soweit damit alle Anforderungen (insbesondere die leichte Zugänglichkeit) erfüllt sind.
Vereine
können daher die Informationen z.B. auf dem Antragsformular, per Handzettel,
per EMail und/oder auf der
Homepage zur Kenntnis geben.
Welche
Informationen der Verein mitteilen muss, legt Art. 13 DS-GVO fest. Letztlich
hängt dies davon ab, wie die Datenverarbeitung im jeweiligen Verein konkret
abläuft, also insbesondere welche Daten zu welchen Zwecken der Verein abfragt
(etwa Kommunikationsdaten zur Mitgliederverwaltung) und was er mit diesen Daten
unternimmt, also etwa wohin er die Daten übermittelt und warum dies geschieht
(z.B. Weitergabe an Verbände zwecks Sportbetrieb oder Veröffentlichung auf der
Homepage im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit oder Außendarstellung des
Vereins).
Informationen für Mitglieder über den Datenschutz nach der Datenschutz-Grundverordnung
(1) Verantwortlich für die Datenverarbeitung in der Freiwilligen Feuerwehr Walburg e. V. (im Folgenden: Verein) ist
Vorsitzender Hartmut Gundlach
Stellv. Vorsitzender Lutz Spannknebel
(2)
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da weniger als 10
Personen regelmäßig mit der
Verarbeitung von Daten betraut sind.
(3) Der Verein verarbeitet
personenbezogene Daten (im Folgenden: Daten) seiner Mitglieder in
automatisierter und nichtautomatisierter Form. Hierbei handelt es sich um
folgende Daten:
- Name
und Anschrift
- Geburtsdatum
- Eintrittsdatum
- Angaben zum
aktiver Dienst
- Angaben zur Mitgliedschaft
in der Altersabteilung
- Ehrungen
- Dienstgrade
- Funktion im
Verein
- Telefonnummern
(soweit vorhanden Festnetz und Mobil)
- E-Mail-Adresse.
Außerdem wird als freiwillige Angabe
die Bankverbindung erfasst.
Unter „Verarbeitung von Daten“ werden
z.B. folgende Vorgänge verstanden: Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern,
Verwenden, Übermitteln, Verbreiten sowie Löschen von Daten (Artikel 4 Nr. 2
Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO).
(4)
Die in (3) genannten Daten Name und Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Angaben zum aktiver Dienst sind Pflichtdaten; eine Person kann
nur Vereinsmitglied sein und werden, wenn sie dem Verein diese Pflichtdaten
zwecks rechtmäßiger Verarbeitung im Sinne der DSGVO zur Verfügung stellt.
Die anderen genannten Daten sind
freiwillige Daten, die auf Verlangen oder bei Widerruf nicht erfasst werden.
(5)
Die Daten der Mitglieder werden zum Zwecke der Mitgliederverwaltung
einschließlich des Beitragseinzugs verwendet. In diesem Zusammenhang werden sie
Vorstandsmitgliedern und sonstigen Vereinsmitgliedern soweit zur Kenntnis
gegeben, wie es deren Ämter oder Aufgaben im Verein erfordern. Rechtsgrundlage
hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO und hinsichtlich der Bankverbindung
Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO.
(6)
Als Mitglied des Kreisfeuerwehrverbandes Werra-Meißner e.V. übermittelt
der Verein folgende Daten dorthin:
- Name
und Kontaktdaten des Vereinsvorstandes
- Angaben
über die Beantragung von Ehrungen mit den Daten des Vereinsmitglieds
(7)
Im Zusammenhang mit satzungsgemäßen öffentlichen Veranstaltungen und
Mitgliederversammlungen veröffentlicht der Verein möglicherweise Fotos der
Veranstaltung sowie einen Bericht darüber auf seiner Homepage und übermittelt
Fotos nebst Bericht womöglich an Zeitungen und Soziale Medien. Fotos einzelner
Personen werden nicht veröffentlicht/übermittelt. Jedoch ist davon auszugehen,
dass Mitglieder auf den Fotos erkennbar sind. Soweit die Untertexte zu Fotos
oder die Berichte auf bestimmte Teilnehmer an der Veranstaltung hinweisen,
werden dabei allenfalls Name, Vereinszugehörigkeit sowie Funktion und Aufgabe
im Verein veröffentlicht/übermittelt. Dies dient der Öffentlichkeitsarbeit und
Außendarstellung des Vereins, ohne die er seine Satzungszwecke nicht erfüllen
kann. Die Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung/Übermittlung der
vorgenannten Daten ist Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO. Zumindest überwiegen die
Interessen und Grundrechte der Mitglieder nicht gegenüber den berechtigten
Interessen des Vereins (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO). Die
Vorschriften der §§ 22, 23 des Kunsturhebergesetzes (KUG) zum Recht am eigenen
Bild werden gewahrt. Fotos einzelner Personen oder weitere Daten
veröffentlicht/übermittelt der Verein nur mit Einwilligung der betroffenen
Person (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO).
(8) Zur Durchführung von
Veranstaltungen erstellt der Verein Helferlisten mit den erforderlichen
Kommunikationsdaten. Diese Listen werden nur innerhalb des Vereins an andere
Helfer und die Organisatoren der Veranstaltung weitergegeben (Rechtsgrundlage:
Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO). Eine Veröffentlichung der Listen (z.B. im
Internet) bedarf der Einwilligung der betroffenen Helfer (Rechtsgrundlage:
Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO).
(9)
Im Zusammenhang mit Jubiläen, Ehrungen (z.B. wegen langjähriger
Mitgliedschaft und Arbeit im Verein)
sowie Geburtstagen seiner Mitglieder veröffentlicht/übermittelt der Verein
Daten und Fotos nur mit Einwilligung
des betroffenen Mitglieds (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO).
(10) Die Mitgliederdaten werden
spätestens 2 Jahr nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung
nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen
Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.
(11)
Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das
Recht auf Auskunft über ihre
gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO) sowie auf Berichtigung (Art.
16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 GS-DVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18
GS-DVO), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) und
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Diese Rechte können schriftlich oder per
E-Mail bei den in (1) genannten
Verantwortlichen geltend gemacht werden.
(12) Soweit Einwilligungen der
Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind, können diese mündlich,
schriftlich oder per E-Mail erteilt werden. Der Verein ist beweispflichtig
dafür, dass eine Einwilligung erteilt
wurde. Die Mitglieder können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann mündlich,
schriftlich oder per E-Mail an die in (1) genannten Verantwortlichen gesandt werden. Die
Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten
Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
(13) Den Mitgliedern steht das Recht
zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen
Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Hessen der
Hessische Datenschutzbeauftragte mit Sitz in Wiesbaden. Homepage: https://datenschutz.hessen.de/
